در این مطلب نوین مارکتینگ سعی شده است درباره گوگل درایو، گوگل شیت، گوگل داک و سایر نرم‌افزارهای زیر مجموعه آن بررسی اجمالی صورت گیرد؛ تا امکان آشنایی بیشتر با آنها فراهم شود.
آشنایی با گوگل درایو
گوگل درایو یکی از نرم‌افزارهای ذخیره‌سازی آنلاین هر نوعی از اطلاعات است. این نرم‌افزار با حجم پانزده گیگابایت در بستر فضای ابری رایگان فعالیت می‌کند. در صورت نیاز میتوان این حجم را با پرداخت هزینه‌ای افزایش دادِ؛ که در این صورت گوگل امکانات دیگری علاوه بر حجم بیشتر در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
در واقع با ساخت یک حساب کاربری در گوگل میتوان به تمامی سرویس‌های گوگل درایو دسترسی پیدا کرد و در هرجا با هر وسیله‌ای که امکان اتصال به اینترنت را داشته باشد، به اطلاعات ایجاد شده دست یافت و امکان ویرایش کامل اطلاعات و دانلود و آپلود آنها را به تمامی فرمت‌ها داشت.
در گوگل درایو میتوان اطلاعات را به سادگی با دیگران به اشتراک گذاشت و به این نکته توجه کرد که فرد گیرنده اطلاعات اگر حساب کاربری گوگل هم نداشته باشد، با ورود به لینک ارسالی می‌تواند آنها را ببیند.
در ادامه مطلب نگاهی به سرویس‌های نام برده می‌شود.
۱- گوگل شیت، اکسل رایگان
گوگل شیت برنامه‌ای تحت وب است و کاربردی مشابه نرم افزار اکسل را دارد. با وجود شباهت‌هایی که این دو نرم‌افزار با هم دارند، به تفاوت‌هایی هم میتوان اشاره کرد. به طور مثال امکان دسترسی گوگل به آن وجود دارد پس به منظور کارهای امنیتی، استفاده از گوگل شیت پیشنهاد نمی‌شود.
اگر هدف کاربر به اشتراک گذاری فایلی شبیه اکسل اما به صورت آنلاین با دیگران باشد می‌تواند از گوگل شیت استفاده کند. این نرم‌افزار همچنین می‌تواند به صورت آنلاین اطلاعات را برای افراد دیگر به نمایش بگذارد و از طرفی نگرانی از بابت از بین رفتن آنها وجود نداشته باشد، به دلیل اینکه اطلاعات موجود در تمامی ابزارهای گوگل در گوگل درایو ذخیره می‌شوند.
گوگل شیت این قابلیت را دارد که انواع اطلاعات اعم از اعداد و ارقام را با فرمت‌های متفاوت در تمامی حوزه‌ها جمع‌آوری، آنالیز و در صورت نیاز ویرایش کند. در نهایت اطلاعات را سازماندهی و آنها را طبقه‌بندی کند. کاربرد دیگری که این نرم‌افزار دارد، برنامه‌ریزی برای کارهای روزانه و مدیریت هزینه‌ها یا سایر فعالیت‌های روزمره است بدین صورت که میتوان لیستی از کارها را در آن داشت و در صورت نیاز به آن رجوع کرد.
از مزایای دیگر گوگل شیت این است که شرکت گوگل آن را به صورت رایگان و در بستر فضای ابری در اختیار کاربران قرار داده است و همچنین به صورت اپلیکیشن در موبایل هم قابل دسترسی است.
از اینجا بخوانید : حریم خصوصی آنلاین شخصی و حریم خصوصی داده‌ها و مرورگر
از دیگر ویژگی‌های گوگل شیت
- ایجاد جداول و گراف‌‌ها
- استفاده از محاسبات و فرمول‌ها بر روی اطلاعات
- ایجاد گزارش‌ها به فرمت‌های مختلف از جمله PDF
- دسترسی آسان به اطلاعات در هر جا با هر وسیله‌ای که امکان اتصال به اینترنت را داشته باشد.
- امکان ایجاد و به اشتراک گذاری و ویرایش شیت‌ها با افراد در سراسر دنیا و امکان چت با کاربران به صورت آنلاین
- ذخیره خودکار اطلاعات در حساب کاربری گوگل
- امکان انتقال جداول اکسل به گوگل شیت
با وجود اینکه همه اطلاعات در این نرم‌افزار را میتوان به اشتراک گذاشت اما در عین حال کاربر می‌تواند اطلاعاتی را که برایش ارزشمندتر است یا به دلایلی نمی‌خواهد دیده شود را مخفی کند و برای خودش ذخیره داشته باشد.
۲- گوگل داک مشابه نرم افزار وورد
گوگل داک فضایی مشابه نرم‌افزار وورد اما با کمی محدودیت نسبت به آن را دارا می‌باشد. در این نرم‌افزار نیز امکان تولید محتوای متنی و ویرایش آنها وجود دارد.
از مزیت‌های گوگل داک میتوان به موارد زیر اشاره کرد
- بسیاری از غلط‌های املایی را تشخیص می‌دهد و این ویژگی به افزایش سرعت کاربر کمک می‌کند.
- رایگان است و در بستر فضای ابری فعالیت می‌کند.
- امکان دسترسی به آن با استفاده از هر وسیله‌ای که امکان دسترسی به اینترنت را داشته باشد فراهم است.
- فایل‌ها به صورت خودکار در گوگل درایو ذخیره می‌شوند.
- میتوان دید که چه کسی و در چه زمانی در فایل‌ها تغییرات ایجاد کرده است.
- اپلیکیشن موبایل هم برای گوگل داک در دسترس است که این ویژگی به مدیریت زمان کاربر کمک می‌کند.
این دو نرم‌افزار با هم سازگاری دارند به این معنا که میتوان متن نوشته شده در هر کدام را در دیگری نشر داد و ویرایش کرد. بسیاری از فرمت‌های متفاوت از جمله فایل‌های PDF را هم میتوان در این نرم‌افزار مشاهده کرد. همانند گوگل شیت در اینجا هم امکان فعالیت گروهی بر روی فایل‌ها به صورت آنلاین وجود دارد. در واقع این ویژگی قابلیت تمامی سرویس‌های گوگل است.
قابلیت خاص گوگل داک سرویس متفاوتی است که در اختیار کاربران قرار داده است و آن امکان تبدیل فایل صوتی به صورت متن است. بدین صورت است که کاربران فارغ از اختصاص دادن زمان زیاد برای تایپ، می‌توانند متنی را که قصد نگارش آن را دارند، بگویند و گوگل داک آن را به متن تبدیل کند. البته در زبان فارسی این سرویس هنوز محدودیت‌هایی را دارد، به همین دلیل بهتر است پس از تبدیل به متن، آن را ویرایش کرد و از فایل نهایی استفاده کرد.
از اینجا بخوانید : ۹ شیوه برای استفاده از داده‌های روانشناختی در بازاریابی دیجیتال شما
۳- با گوگل اسلاید دیگر نیازی به استفاده از پاورپونت نیست
گوگل اسلاید نرم‌افزاری مشابه پاورپوینت ولی به صورت آنلاین است. این نرم‌افزار کاستی‌هایی نسبت به پاورپوینت دارد و تمامی کاربردهای آن را ندارد. اما رایگان بودن و قابلیت گروهی کار کردن در آن به صورت آنلاین، از مزیت‌هایش نسبت به پاورپوینت است.
گوگل اسلاید و پاورپوینت امکان تعامل با هم را دارند و میتوان فایلی که در پاورپوینت ایجاد شده است را در گوگل اسلاید مشاهده و ویرایش کرد. همچنین این امکان وجود دارد که فایلی را که در گوگل اسلاید ایجاد شده، به فرمت پاورپوینت ذخیره کرد. این نرم افزار برای مویابل هم طراحی شده است و هرجایی که دسترسی به اینترنت امکان‌پذیر باشد میتوان به فایل‌های گوگل اسلاید دست یافت و در صورت نیاز آن را ویرایش کرد.
گوگل فرم، گوگل دراوینگ، گوگل سایت، گوگل مای مپ و گوگل جم بورد نرم‌افزارهایی هستند که نسبت به سه مورد بالا کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرند و در اینجا اختصارا بیان می‌شوند.
۴- گوگل فرم سرویسی برای نظر سنجی
این سرویس ابزار مناسبی برای ایجاد انواع فرم‌ها است. به زبان ساده‌تر برای ایجاد پرسشنامه‌ای مجازی میتوان از گوگل فرم استفاده کرد، بدین صورت که پرسشنامه‌ها را در گوگل فرم ایجاد کرد و در گوگل شیت پاسخ به پرسش‌ها را مشاهده کرد. تعداد پرسش‌ها می‌تواند به صورت نامحدود باشد و این ویژگی مثبت گوگل فرم است.
این نرم‌افزار قابلیت این را دارد که فرم‌هایی سفارشی برای نظرسنجی‌ها و پرسشنامه‌ها بدون هزینه اضافی ایجاد کرد: بدین صورت که همه چیز را باید در یک صفحه گسترده جمع‌آوری و داده‌ها را به صورت صحیح در صفحات گوگل تجزیه و تحلیل کرد.
همچنین گوگل فرم می‌تواند داده‌های زیادی را مدیریت کند درست مثل گوگل شیت که در حال حاضر قابلیت اداره کردن 2 میلیون سلول داده را دارد. تنظیمات اشتراک‌گذاری برای گوگل فرم این امکان را دارد؛ که افرادی که فرم‌های شما را مشاهده و ویرایش می‌کنند، کنترل شوند.
در بحث ارتباط با مشتری هم گوگل فرم می‌تواند بسیار کاربردی باشد. بدین صورت که میتوان نظرسنجی‌های حرفه‌ای به دست آمده از گوگل فرم را برای مشتریان فرستاد و با ارتباط با آنها از نظرشان نسبت به نتایج آگاه شد و از آنها در موقعیت‌های مختلف استفاده کرد.
۵- گوگل دراوینگ (Google Drawings) و نمودارهای سازمانی
گوگل دراوینگ یک نرم‌افزار مبتنی بر وب و به صورت رایگان است که توسط گوگل ساخته شده است. این نرم افزار این امکان را به کاربران می‌دهد تا به صورت آنلاین برای ایجاد نمودارهای سازمانی و نقشه‌های مفهومی و سایر نمودارها با یکدیگر همکاری کنند و بتوانند با استفاده از اینترنت آنها را به کمک هم ویرایش کنند.
این سرویس توسط گوگل پشتیبانی می‌شود و کلیه فایل‌های ایجاد شده به طور پیش‌فرض در گوگل درایو ذخیره می‌شوند.
این نرم‌افزار مجموعه‌ای از نمادهای نمودارها و خط‌ها و شکل‌های دیگر را دارد که میتوان از آنها استفاده کرد. همچنین امکان ویرایش تصاویر از جمله برش دادن، استفاده از ماسک بر روی آنها و اضافه کردن موارد دیگر نیز وجود دارد. نقشه‌های ایجاد شده در این قسمت را میتوان در سایر نرم‌افزارهای گوگل مثل گوگل شیت وارد کرد.
۶- با گوگل سایت، سایت شخصی خود را داشته باشید
کاربران گوگل می‌توانند با استفاده از حساب کاربری خود به بخش گوگل درایو بروند و در آن با استفاده از سرویس گوگل سایت هر تعداد که می‌خواهند، سایت بسازند. این نرم‌افزار این امکان را به افراد می‌دهد که بتوانند با استفاده از اینترنت و به صورت رایگان سایت بسازند و آن را به حوزه فعالیت‌شان اختصاص بدهند. همچنین می‌توانند از افراد دیگر به صورت اشتراکی برای ایجاد تولید محتوای سایت کمک بگیرند و آنها هم به سایت دسترسی داشته باشند.
این سرویس می‌تواند به سایر نرم‌افزارهای گوگل مثلا گوگل داک وصل شود و از اطلاعات آن استفاده کند اما فضای ذخیره‌سازی محدودی که برای سایت، گوگل در اختیار کاربر قرار می‌دهد از معایب آن است.
از اینجا بخوانید : ۷ مورد از عناصر تاثیرگذار تیم های بازاریابی B2B
۷- با گوگل مای‌مپ نقشه شخصی خود را داشته باشید
با استفاده از گوگل مای‌مپ کاربران می‌توانند نقشه خود را به وجود بیاورند، شخصی‌سازی کنند و آن را با دیگران به اشتراک بگذارند.
در چهار مرحله میتوان از گوگل مای‌مپ استفاده کرد
- یک نقطه یا یک محدوده را مشخص کرد.
- مکان مورد نظر را جست و جو و ذخیره کرد.
- اطلاعات مربوطی را که مورد توجه است اضافه کرد.
- با استفاده از رنگی خاص یا افزودن عکس و ویدئو، نقشه را شخصی‌سازی کرد.
۸- گوگل جم بورد (Google Jamboard) یک وایت‌برد مدرن
این سرویس گوگل کاربردی مشابه وایت‌بردهای سنتی را دارد و می‌تواند مشابه مناسبی برای آنها باشد. بدین صورت که در این ابزار با استفاده از اینترنت میتوان در صفحه‌ای تایپ کرد یا با استفاده از ابزارهای موجود، عکس اضافه کرد و سایر کارهایی از این قبیل را انجام داد. گوگل جم بورد مانند سایر سرویس‌های گوگل، رایگان و بر بستر رایانش ابری است و از طریق گوگل درایو میتوان به آن دست پیدا کرد و از امکانات آن بهره برد.
به طور کلی با توجه به مزایا و معایب مطرح شده، میتوان برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه از سرویس‌های گوگل درایو به جای نرم‌افزارهای مشابه آنها استفاده کرد و فقط با اتصال به اینترنت به هر وسیله‌ای به تمام فایل‌های مورد نیاز دسترسی پیدا کرد و آنها را با دیگران به راحتی به اشتراک گذاشت.
